四、OA可解決的問題：   

1、統(tǒng)一信息發(fā)布平臺：    

由于公司在日常經(jīng)營管理工作中需要上傳和下達各類公文文件，目前隨著公司的發(fā)展壯大，各分公司、項目部和駐外機構(gòu)設立在各處，而以往所有的相關(guān)工作都是通過傳統(tǒng)的手工打印、人工遞送、發(fā)送傳真等方式進行。這樣一來就導致日常公司文件的上傳下達時效性相對較低，工作量較大，整體效率不高且存在辦公費用高的問題。   

OA解決辦法：建立內(nèi)部統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺。    

公司的新聞、公告、通知等信息均統(tǒng)一通過OA平臺進行有針對性的發(fā)布，用戶可在其權(quán)限范圍內(nèi)查看與自己相關(guān)的信息。同時可結(jié)合手機短信方式對部分重要信息進行及時發(fā)布（如會議通知等，收到信息通知的人可通過短信回復到系統(tǒng)上進行確認，避免出現(xiàn)通知不到位的情況出現(xiàn)）。

除了日常的公司經(jīng)營管理工作外，公司內(nèi)部還需要針對黨政工方面的工作建立獨立的專門門戶頁面?？稍谄湎路诸愒O置諸如“公司黨建”、“工會工作”、“共青園地”和“紀檢之窗”等欄目，通過對內(nèi)容的及時更新和豐富，即可向基層各組織快速和便捷地傳遞相關(guān)信息和知識。   

2、溝通與記錄存檔：

目前公司內(nèi)部各機構(gòu)間的溝通主要是通過電話、手機短信、QQ等方式進行溝通，沒有完善的平臺可方便地保存和快速地查詢以往的歷史溝通記錄，事后的信息確認缺乏依據(jù)。   

OA解決方法：建立公司統(tǒng)一溝通平臺。    

OA提供了內(nèi)部消息、內(nèi)部郵件、外部郵件、手機短信等各種溝通渠道，構(gòu)建了完善的內(nèi)部溝通平臺?？偣炯胺止?、項目部可統(tǒng)一在上面進行溝通交流，且可隨時查看歷史溝通記錄等。

3、內(nèi)部審批與手機批示：    

目前公司內(nèi)部審批使用的是傳統(tǒng)的手工遞送簽批方式。這種傳統(tǒng)的方式需要將各類簽批文件逐級遞送給各個相關(guān)領導依次進行簽批。其次是公司在各地有分公司、項目部，因此辦公地點分散，加上公司領導因工作需要經(jīng)常出差在外地時，難免會出現(xiàn)簽批不及時、信息不對稱而導致工作延誤的情況。因此公司需要一個有效的平臺解決異地審批的問題。   

OA解決辦法：建立統(tǒng)一的審批平臺。    

OA提供的強大的基于互聯(lián)網(wǎng)的表單和工作流程引擎對跨地域?qū)徟峁┝送晟频闹С?。OA首先會對公司的內(nèi)部工作流程進行梳理和調(diào)研，之后會根據(jù)雙方確認的調(diào)研文檔將各種需要領導進行審批的內(nèi)部請示、公文流轉(zhuǎn)、合同審批等事務處理的表單和流程在OA系統(tǒng)中進行相應的配置，從而實現(xiàn)流程審批的“規(guī)范化、無紙化、電子化和自動化”。異地的分公司和項目部都可以實現(xiàn)在同一個平臺上進行辦公。領導即使出差在外地也可以通過登錄系統(tǒng)進行相關(guān)文件的審批。同時OA系統(tǒng)提供了手機WAP審批功能，當領導在不方便上網(wǎng)的地方也可通過手機WAP功能登錄OA系統(tǒng)來完成審批，大大提高了領導的審批效率，真正實現(xiàn)移動辦公。    

4、公司文檔管理方面：    

目前對于公司內(nèi)部的文檔管理方面沒有一套完善的系統(tǒng)來進行文件的分類管理，文件的共享和利用率不高，沒有實現(xiàn)電子化的管理。   

OA解決方法：建立統(tǒng)一的文檔管理平臺。    

OA提供了完善的文檔管理和查詢功能，可對公司的文檔進行分門別類的管理（如公司的項目合同、圖紙、各類受控文件等可以集中的管理起來），并能實現(xiàn)快速的查詢。針對文檔的安全性，OA還提供了完善的權(quán)限設置（可針對部門、崗位和特定人員的方式進行控制）對文檔進行管理，只有擁有相應權(quán)限的人才能查看對應的文檔，這樣一來可以極大地提高了文件的保密性和避免非授權(quán)人員的查閱，同時也免去了日常繁瑣的文檔借閱工作，提高了工作效率。    

5、項目協(xié)作方面：    

對于臨時發(fā)起的一些臨時工作或公司內(nèi)部需要多部門協(xié)作參與討論的一些項目，傳統(tǒng)的做法都是通過召集各部門人員開會等方式進行。然而這種方法效率不高且時間安排不靈活，同時項目的進展和溝通情況沒有歷史記錄可查，遇到周期性重復進行的工作不能很好的進行知識和經(jīng)驗的沉淀。    

OA解決方法：建立協(xié)作平臺。    

對于有些臨時發(fā)起的項目需要不同部門及不同崗位人參與的項目，可臨時成立項目組，對項目進行實時的進展溝通，同時跟項目相關(guān)的文檔、合同、圖紙等可上傳到項目協(xié)作區(qū)上來，項目組成員可根據(jù)項目情況發(fā)表自己觀點。同時項目的溝通情況在項目完成后可作為項目經(jīng)驗知識等保存到文檔庫里，作為公司知識的沉淀，利于以后的利用和借鑒。   

6、項目匯報方面：    

目前項目的匯報方式主要是下面項目部的負責人到機關(guān)匯報和定期提交項目進度匯報表、產(chǎn)值進度表等，這樣效率不高，不及時，同時也不規(guī)范，考慮到公司有眾多的項目，須建立一個項目匯報平臺，讓公司領導及時的了解項目的進展情況等。   

OA的解決方法：建立統(tǒng)一的項目匯報平臺。    

通過產(chǎn)品二次開發(fā)，結(jié)合公司的項目匯報制度，在系統(tǒng)上搭建項目匯報臺賬模塊。根據(jù)不同項目的負責人按規(guī)定定期的填寫項目匯報單，提交給相關(guān)的負責人進行審核，即可由系統(tǒng)自動進行匯總和統(tǒng)計各項數(shù)據(jù)，生成實時的項目情況匯總表（包括各個項目的計劃開始時間、計劃結(jié)束時間、實際開始時間、實際結(jié)束時間、項目總價、變更后總價、本月回款、累計回款、完成進度百分比和是否結(jié)案等信息）。公司的相關(guān)有查詢權(quán)限的領導在進入項目匯報模塊后，就可以直觀地了解到各項目的進展和項目是否完工等情況。   

7、財務報表方面：    

財務不定期的會根據(jù)領導的要求，提交相關(guān)的財務報表等，有時候領導也會臨時要查看財務報表，財務對臨時要求提交相關(guān)的財務報表需要較長時間整理和查閱。   

OA解決辦法：建立財務報表門戶。    

a、可以根據(jù)實際的管理需求，財務工作人員定期的把相關(guān)的財務報表放到財務文檔庫里，系統(tǒng)會自動將文件發(fā)布和主動推送到財務報表門戶。有財務報表門戶訪問權(quán)限的領導就可以及時清楚的了解到公司的財務狀況。

b、通過二次開發(fā)，在系統(tǒng)上搭建財務報表查詢模塊。通過財務報表模塊在系統(tǒng)后臺自動連接財務服務器（現(xiàn)有財務管理軟件），實現(xiàn)報表數(shù)據(jù)的自動抓取和匯總。公司的相關(guān)有查詢權(quán)限的領導在進入財務報表模塊后，也可以及時和清楚的了解到公司的財務狀況。

五、OA的應用和價值:    

企業(yè)層面：企業(yè)在發(fā)展過程中管理的演進的發(fā)式都遵循從粗獷式管理——精細化管理——簡單化管理的過程。在企業(yè)的初創(chuàng)階段，是以人的意志為核心，以領導者的意志為核心，由高層拉動的粗獷式管理階段；在企業(yè)的發(fā)展階段，是以制度管控為核心，由制度拉動的精細化管理階段；伴隨企業(yè)的逐步擴張，企業(yè)發(fā)展到以組織意識為核心，以文化拉動的簡單化管理階段。    

企業(yè)在管理演變的過程中都需要面對諸如：制度理解不清晰、缺少基礎的流程執(zhí)行工具等企業(yè)運營層面的問題；信息共享不徹底、缺少知識傳遞共享平臺等信息共享與傳遞層面的問題；跨部門工作協(xié)調(diào)難、缺少統(tǒng)一的工作溝通平臺等人員協(xié)助方面的問題。這一系列的問題只有借助有效的工具才能夠解決。    

無論企業(yè)處于發(fā)展中的哪一個階段，都需要借助信息化的工具和軟件來解決上述企業(yè)內(nèi)部存在的問題，即“企業(yè)內(nèi)控”問題，在特殊的經(jīng)濟形勢下，挖掘和利用企業(yè)已有的各種資源，控制企業(yè)在各方面的成本減少不必要的支出更是企業(yè)要優(yōu)先解決的問題。借助協(xié)同辦公（OA）軟件來完成企業(yè)管理目標的實現(xiàn)、減少人員流失帶來的損失、進行工作任務的執(zhí)行跟蹤、控制成本和預算等，實現(xiàn)文檔電子化，以轉(zhuǎn)變工作方式為核心，使數(shù)據(jù)集中，便于分析和管理；實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，以效率為核心，快速找到客戶，促進員工內(nèi)部溝通加快響應，促進協(xié)作提高工作質(zhì)量，網(wǎng)絡、移動辦公可以節(jié)省時間；實現(xiàn)制度規(guī)范，以提高執(zhí)行力為核心，讓制度來規(guī)避風險，用標準來提高效率，通過執(zhí)行來發(fā)現(xiàn)問題；促進企業(yè)全面提升，以企業(yè)效益提升為核心，讓客戶更滿意，員工效率更高，企業(yè)管理模式更標準，管理成本更低廉，擴張更迅速。協(xié)同辦公（OA）軟件使企業(yè)在經(jīng)濟危機的艱難時刻，提升效率和降低成本，節(jié)省人力、物力、財力。    

員工層面：員工所關(guān)心的是這四個方面，企業(yè)文化、價值實現(xiàn)與認定、學習與成長、薪資與福利。缺少其中一項，你的員工就有可能會離開你的企業(yè)，因為沒有一個人喜歡呆在一個自己并不喜歡的氛圍中，也沒有人會喜歡待在一個不能被認可的公司，尤其是當您為企業(yè)貢獻了很多，但是沒有人認可，但是一旦你做錯一件事情馬上就有人不斷的批評你。如果你的企業(yè)缺少一個讓大家都認同的企業(yè)文化，也無法及時給與員工與肯定，你可能需要注意一下，也許他們的離開是遲早的事情。所以如何讓管理層關(guān)注企業(yè)的關(guān)鍵四個緯度的同時也可以關(guān)注到員工的四個緯度。OA系統(tǒng)的職責就是在這里，首先OA就是一個互聯(lián)網(wǎng)上的一個虛擬的企業(yè)，在這個虛擬社會中你可以感受到你身邊有很多同事在一起奮斗，當你有了困難，你隨時可以找到可以協(xié)助你的人，就向我們中科服OA的員工經(jīng)常對客戶講的一句話，雖然你面對的是我們中科服OA的一個顧問，但是我們的后邊有100個顧問在支持我，我的背后是一個強大的中科服OA。所以企業(yè)的文化不是掛在墻上，也不是靠咨詢公司給與指導，不是靠幾個拓展訓練可以完成的，他需要依靠一個長期的過程，以及一個好的載體。OA就是一個好的載體，它不但可以提供一個共同讓他們打破時間與空間的限制，在一起工作，在一起分享，在一起奮斗，同時也是員工展現(xiàn)自己的最好平臺，因為你在OA系統(tǒng)中做過的任何一個痕跡，你的領導，您的管理層甚至你的老板都可以看到，那怕只是一個計劃，一個文檔。

六、中科服OA的優(yōu)勢在于：    

1、成熟性：中科服OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是一套成熟的，功能強勁并可以按照客戶的需求進行個性話定制的軟件系統(tǒng)。軟件成熟可避免開發(fā)風險。    

2、周期短中科服oa辦公系統(tǒng)實施周期短，因為我們是成熟產(chǎn)品。實施周期短，以確保項目在第一時間內(nèi)成功并收效。

3、擴展性：開放性及擴展性：能夠提供接口與其他系統(tǒng)集成，并且能提供支持用戶二次開發(fā)，兼并現(xiàn)有的一些項目管理和財務管理系統(tǒng)，來滿足公司內(nèi)部多系統(tǒng)集成、入口功能。   

4、性價比：來自我們的成熟產(chǎn)品和成本優(yōu)勢：成熟產(chǎn)品能帶來很多低成本優(yōu)勢：實施成本較低，維護成本較低。    

                5、易用性：界面組織架構(gòu)清晰明了，最大限度的接近于用戶平常使用習慣。