一、行政管理：

  1、新增職能部門，行政管理職責(zé)劃分未明確；

  2、行政費(fèi)用預(yù)算不足，各部門年度計(jì)劃和目標(biāo)未細(xì)化明細(xì)并未上報；

  3、無人均行政辦公費(fèi)用管理概念。

  具體解決建議：

   4、對以往部門成立的費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，對下一步新部門成立做預(yù)算依據(jù)。

   5、行政費(fèi)用的劃分和監(jiān)控，明確費(fèi)用監(jiān)控責(zé)任人，費(fèi)用控制范圍的確定，提高全員成本控制意識，統(tǒng)計(jì)往年行政費(fèi)用總數(shù)，分析人均行政費(fèi)用基數(shù)，為成本預(yù)算管理提供數(shù)據(jù)支持。

   6、以財(cái)務(wù)費(fèi)用劃分為標(biāo)準(zhǔn)，明確行政費(fèi)用劃分標(biāo)準(zhǔn)和具體明細(xì)，請分公司各部門根據(jù)具體情況，對部門內(nèi)部行政費(fèi)用作出預(yù)算，經(jīng)部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批后，分公司全員實(shí)行預(yù)算管理辦法，特殊要求經(jīng)總經(jīng)理審批以后方可實(shí)施。

   7、預(yù)算結(jié)合新增人員費(fèi)用進(jìn)行分析，估算出各部門人員增減情況可能產(chǎn)生的人均成本（包含日常辦公用品、固定資產(chǎn)、通訊費(fèi)用、車輛使用可能產(chǎn)生的費(fèi)用），根據(jù)各部門人員變動情況作出費(fèi)用預(yù)算。

   8、每個部門申購前做好計(jì)劃和預(yù)算，上報綜合部統(tǒng)一審核批準(zhǔn)后執(zhí)行，按照部門預(yù)算費(fèi)用進(jìn)行管理，超出預(yù)算費(fèi)用則由部門自行承擔(dān)，或從下月預(yù)算中進(jìn)行扣除。

   9、對通訊費(fèi)用的監(jiān)控（固定電話和辦公寬帶費(fèi)用的統(tǒng)計(jì)匯總登記造冊）；須有詳細(xì)使用部門、產(chǎn)生費(fèi)用的明細(xì)。

 二、辦公用品費(fèi)用控制和固定資產(chǎn)管理：

    1、明確日常辦公用品的范圍和申購流程和審批流程，制定完善的入庫和領(lǐng)用記錄，分析日常需求的常用項(xiàng)目和基本開支，定期進(jìn)行盤點(diǎn)和統(tǒng)計(jì)；

    2、制定完善的資產(chǎn)管理制度，嚴(yán)格按照資產(chǎn)管理制度進(jìn)行實(shí)施和管理，對分公司資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，造冊，按個人和部門進(jìn)行區(qū)分和統(tǒng)計(jì)，并強(qiáng)化個人使用資產(chǎn)的規(guī)范化、責(zé)任感，除分公司資產(chǎn)管理專員以外，禁止分公司員工私自調(diào)換個人使用資產(chǎn)，每人擁有自己的個人資產(chǎn)表格，須負(fù)責(zé)個人資產(chǎn)的保管和使用維護(hù)；

    3、各部門、各項(xiàng)目的行政管理人員需進(jìn)行培訓(xùn)，在申報流程嚴(yán)格把關(guān)，堅(jiān)持節(jié)約使用、循環(huán)使用的原則，盡量精簡上報審批的物品，控制在制度允許范圍內(nèi)，特殊需求須經(jīng)總經(jīng)理審批。

    4、固定資產(chǎn)的申購須嚴(yán)格按照總公司資產(chǎn)申購流程進(jìn)行審批，審批通過后由總公司統(tǒng)一采購（特殊物品，須經(jīng)審核通過后，由實(shí)際使用部門自行購買，明細(xì)、發(fā)票提供給行政部登記造冊統(tǒng)計(jì)）；

   5、固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障需要維修時，應(yīng)統(tǒng)一上報分公司資產(chǎn)管理員并詳細(xì)說明基本情況，由資產(chǎn)管理員按維修申請流程進(jìn)行審批后，統(tǒng)一聯(lián)系維修廠家進(jìn)行維修；并且對資產(chǎn)維修的費(fèi)用、項(xiàng)目做詳細(xì)登記，結(jié)合考慮資產(chǎn)折舊、維修成本和購買新資產(chǎn)之間的權(quán)重；

   6、固定資產(chǎn)的報廢須嚴(yán)格按照資產(chǎn)報廢處理流程，進(jìn)行逐級審批，方可進(jìn)行資產(chǎn)報廢；

   7、定期對分公司資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，如發(fā)生資產(chǎn)轉(zhuǎn)移，資產(chǎn)管理員須及時做出資產(chǎn)信息更新。大件、高價值部門共用固定資產(chǎn)，須指定相關(guān)責(zé)任人。

 三、檔案管理：

  分公司檔案管理的劃分（人事檔案、合同檔案、紅頭文件檔案）。

    1、細(xì)化檔案管理類別，所有檔案分公司都必須存原件一份，檔案信息按照《檔案管理制度》嚴(yán)格區(qū)分，查詢快捷、準(zhǔn)確。

    2、檔案編號和檔案目錄要能反映檔案基本內(nèi)容，便于檔案查詢；

    3、分公司檔案管理員要進(jìn)行相應(yīng)培訓(xùn)，如分公司檔案管理人員出現(xiàn)變更，要及時通知總公司檔案管理員，分公司的檔案管理方法應(yīng)和總公司的管理模式一致；

    4、分公司綜合部管理人員要對分公司檔案管理工作不定期（建議以月度為周期）進(jìn)行抽查和指導(dǎo)，根據(jù)檔案管理的情況，給以檔案管理人員相關(guān)獎懲（可在績效考核過程中體現(xiàn)）。

    5、檔案的保存和銷毀嚴(yán)格按照公司檔案管理制度相關(guān)規(guī)定實(shí)施。

  四、印章和證照管理：

   1、所有分公司的證照原件由分公司檔案管理員統(tǒng)一保管，并制作目錄，對于時效性證照，必須于時效期限兩個月前告之證照變更辦理人員，及時辦理變更；

    2、分公司其他部門如需要使用證照原件時，遞交使用申請表格。經(jīng)分公司總經(jīng)理審核通過以后方可從分公司借出使用。

    3、分公司印章管理（包含分公司公章和負(fù)責(zé)人印鑒）統(tǒng)一由分公司綜合部經(jīng)理保管；

    4、分公司印鑒的使用須嚴(yán)格經(jīng)過分公司的審核程序，審核通過后方可使用分公司印鑒。

    5、分公司印鑒的借出，須經(jīng)過總經(jīng)理審批方能借出，且保證有分公司兩名以上成員在場，分公司印鑒借出不能超過半個工作日，必須當(dāng)日歸還，如遇特殊情況，須經(jīng)總經(jīng)理審批。

五、OA系統(tǒng)實(shí)施：

    1、公司OA系統(tǒng)的實(shí)施目的是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)的信息化管理和無紙化辦公，能更好地實(shí)現(xiàn)綠色、經(jīng)濟(jì)辦公，節(jié)約公司運(yùn)作成本，所以在OA系統(tǒng)調(diào)研過程中需要各個部門積極配合，并深入思考本崗位、本部門崗位操作過程中的管理重點(diǎn)工作和流程，這樣才能在系統(tǒng)中得到有效實(shí)施，提高工作效率。

    2、OA系統(tǒng)中需要的硬件支持須保證系統(tǒng)運(yùn)作的穩(wěn)定、安全，保證信息保存的安全性。

    3、OA系統(tǒng)正式實(shí)施以后，應(yīng)及時（一周內(nèi)）培訓(xùn)，使全員能夠及時、熟練操作，改變以往工作方式，逐步實(shí)現(xiàn)信息化管

    4、OA系統(tǒng)實(shí)施以后分公司信息化管理專員須綜合分析分公司基本軟件的版本信息，應(yīng)統(tǒng)一分公司內(nèi)部軟件使用版本，以避免因電腦配置、系統(tǒng)不同而出現(xiàn)的兼容性問題；

    5、規(guī)范分公司成員網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境，避免個人電腦出現(xiàn)病毒攻擊系統(tǒng)而出現(xiàn)影響后臺運(yùn)作。

    6、為維護(hù)數(shù)據(jù)安全，分公司要購買防火墻、殺毒軟件、數(shù)據(jù)監(jiān)控等相關(guān)安全軟硬件設(shè)施。

    以上針對行政管理工作的管理方法的提升主要還是從工作流程的合理化和高效化入手，目的是有效節(jié)約公司管理成本，提高公司辦事效率，從而達(dá)到節(jié)能減排、降低行政費(fèi)用的效果。